Чек-лист до перевірки Держпродспоживслужби: що перевірити до, під час і після

Перевірка — не катастрофа, якщо ви систематично ведете документацію. Цей чек-лист допоможе підготуватися спокійно, без нічних марафонів із заповнення журналів.

Чек-лист нижче написаний саме для закладів дошкільної освіти. У ЗДО перевірка виглядає інакше, ніж у кафе: харчоблок один, дітей 80–150, за день — чотири прийоми їжі, і зупинити кухню на час перевірки неможливо. Інспектор приходить у звичайний робочий день, коли на плиті вже стоїть суп на обід.

Чому в садку до перевірки готуються інакше

У ресторані журнали часто веде окрема людина. У дитячому садку їх веде той самий кухар, який щойно закінчив закладку і зараз має встигнути до роздачі. Записи роблять між справами — і саме звідти беруться пропуски.

Друга особливість: у ЗДО документація «розмазана» між кількома людьми і кількома приміщеннями. Журнал бракеражу — у комірника, журнал здоров’я — на вході до харчоблоку, медичні книжки — у сестри медичної, договори на дезінфекцію — у завідувача в кабінеті. Перед перевіркою більшість часу йде не на заповнення, а на пошук: хто де що поклав.

Третя — сезон. Перевірки частіше припадають на початок навчального року, коли в садок заходить нова зміна дітей, іноді новий кухар, і журнали за серпень ведуться «з коліс».

💡 Порада: складіть один список — хто в садку за який журнал відповідає, і повісьте його на харчоблоці. Половина авралу перед перевіркою — це не порушення, а невідомість, у кого зараз папка.

Хто за що відповідає в ЗДО

Розподіліть відповідальність письмово, наказом по закладу, до того як прийде інспектор:

• Завідувач — програма виробничого контролю (HACCP-план), договори на дезінфекцію, дезінсекцію та дератизацію, загальна відповідальність за заклад
• Сестра медична (дієтсестра) — журнал здоров’я персоналу, медичні книжки, добові проби, контроль меню-розкладки
• Кухар — температурний контроль, термообробка, маркування готових страв, відбір добових проб
• Комірник або відповідальний за приймання — бракераж сировини, перевірка постачальників, умови зберігання

Коли інспектор питає «хто у вас відповідальний за температурний журнал», правильна відповідь — прізвище і номер наказу, а не «ну, зазвичай кухар».

За 7 днів до перевірки

Тиждень — це реальний строк, за який ще можна впорядкувати документи, не підробляючи записи. Пройдіться по списку:

• Перевірте, чи немає пропусків у журналі температурного контролю за останні 30 днів
• Переконайтеся, що журнал бракеражу заповнено та підписано за кожну дату отримання товару
• Перегляньте журнал здоров’я персоналу — чи є підписи всіх співробітників за кожен робочий день
• Перевірте наявність та актуальність особистих медичних книжок усіх працівників харчоблоку
• Упевніться, що програма виробничого контролю (HACCP-план) актуальна та підписана керівником
• Перевірте договори на дезінфекцію, дезінсекцію та дератизацію — чи не прострочені
• Перегляньте журнал добових проб за останні 2 тижні — наявність, маркування, підписи
• Перевірте сертифікати відповідності на обладнання та миючі засоби
• Звірте накази про призначення відповідальних із фактичним складом працівників — після літньої зміни персоналу вони часто застарілі

За 1 день до перевірки

Напередодні завдання інше: не виправляти, а зібрати все в одному місці й переконатися, що реальний стан кухні збігається з написаним у журналах.

• Переконайтеся, що всі журнали за поточний тиждень заповнені та підписані
• Підготуйте папку з документами: програма HACCP, журнали, договори, медкнижки
• Перевірте маркування всіх продуктів у холодильниках та коморі
• Упевніться, що добові проби за вчора та сьогодні є, правильно марковані та зберігаються окремо
• Перевірте термометри — чи є свідоцтва про повірку, чи не прострочені
• Перегляньте місця зберігання: продукти не на підлозі, сирі та готові розділені
• Упевніться, що всі миючі та дезінфікуючі засоби зберігаються окремо від продуктів і промарковані
• Пройдіть харчоблок очима інспектора: від дверей до холодильника, від комори до мийки

💡 Порада: не переписуйте журнали «набіло» напередодні. Однаковий почерк і одна ручка на місяць записів — це перше, що інспектор помічає, і воно псує враження сильніше за сам пропуск.

У день перевірки

• Заповніть ранкові журнали до приходу інспектора: температура, здоров’я персоналу
• Зустріньте інспектора спокійно, попросіть посвідчення та направлення на перевірку
• Зафіксуйте ПІБ інспектора, номер посвідчення, дату та час початку перевірки
• Не заважайте, але супроводжуйте інспектора — не залишайте його наодинці з персоналом
• Надавайте лише ті документи, які запитують — не «допомагайте» зайвим
• Якщо щось не так — не сперечайтесь на місці, фіксуйте зауваження письмово
• Після перевірки отримайте акт з підписом — перевірте, що всі виявлені порушення відображені точно

Окремо про дітей: перевірка не привід міняти режим харчування. Якщо інспектор приходить перед обідом, роздача йде за розкладом — це нормально і не є перешкоджанням перевірці.

Що точно запитає інспектор

• Програма виробничого контролю (HACCP-план) — наявність, підпис, дата актуалізації
• Журнал температурного контролю холодильного обладнання за останні 30 днів
• Журнал здоров’я персоналу за поточний місяць
• Журнал бракеражу сировини — з підписами та відповідністю датам накладних
• Добові проби — наявність, маркування, умови зберігання
• Медичні книжки всіх працівників харчоблоку
• Договори на дезінфекцію та дератизацію з актами виконаних робіт
• Сертифікати та специфікації на продукти харчування від постачальників
• Меню-розкладку за перевіряний період із підписами відповідальних осіб

Якщо ви вже знайшли пропуск

Найгірше рішення — дописати заднім числом. Запис, зроблений постфактум, легко впізнати, і він перетворює технічний недолік на питання довіри до всієї документації закладу.

Робоча тактика інша: пропуск визнати, причину зафіксувати в журналі невідповідностей і показати, які заходи вжито, щоб він не повторився. Інспектор оцінює не ідеальність паперів, а те, чи працює у вас система контролю. Заклад, який сам виявляє й фіксує власні відхилення, виглядає значно переконливіше за заклад із бездоганним, але явно намальованим журналом.

Висновок

Готовність до перевірки — це не аврал напередодні, а рутина щодня. Якщо журнали заповнюються вчасно, а документи зберігаються в одному місці, перевірка займе 30–40 хвилин і не стане стресом. Постанова КМУ № 305 від 01.03.2021 чітко визначає, що саме перевіряють — і це завжди одне й те саме.

Головне, що варто зрозуміти про цей чек-лист: жоден його пункт не вимагає від садка робити більше, ніж він уже робить. Температуру вимірюють, пробу відбирають, товар оглядають при прийманні. Проблема не в роботі, а в тому, що доказ цієї роботи живе на папері, який треба знайти, зібрати й не загубити.

Усі ці пункти UA HACCP веде автоматично — PDF з журналами готовий за один клік у будь-який момент перевірки.